Роз'яснення: як оцифрувати трудову книжку?

Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг, про це розповіли в пенсійному фонді України, пише "Україна Комунальна".

Навіщо потрібно оцифровувати трудову книжку:

можна онлайн перевірити свій страховий стаж;
дані зберігаються у Пенсійному фонді – це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів;
у майбутньому – автоматичний вихід на пенсію без звернення до ПФУ.

На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року. Це пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж був трудовим. Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника.

Якщо ваша трудова діяльність почалася до 2004 року, ви можете самостійно додати відповідну інформацію, надіславши сканкопії документів.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

сканкопія має бути кольорова;
необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 300 dpi);
формат зображення має бути .jpg або .pdf;
розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

До 10 червня 2026 року всі трудові книжки мають бути оцифровані (згідно з Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»).

Оцифрувати трудову книжку може сам працівник або роботодавець.

23 декабря 2025 г. 14:10