Програмне забезпечення для електронного підпису походить від процесу дематеріалізації даних, зокрема для обміну документами. Цифровий електронний підпис відрізняється від власноручного тим, що він не є візуальним, а відповідає послідовності чисел, що виробляє двійкову інформацію. Він гарантує особу підписанта, не спростування підписантом підписаного документа та цілісність підписаного документа, тобто відсутність його змін. Цей тип інструменту дає змогу полегшити транзакції та певні процеси, дозволяючи одному або декільком одержувачам підписати та парафувати де матеріалізований документ. Цифровий підпис використовується, зокрема, у сферах продажів і маркетингу, кадрових ресурсів і підбору персоналу, а також у юридичній сфері.
Електронний підпис, як це працює?
Система електронного підпису передбачає реалізацію комп’ютерної безпеки на основі криптографії. Існують цифрові сертифікати, і компанії використовують позначки часу для підтвердження автентичності електронних підписів. Маючи юридичну силу, цифровий підпис економить час і дозволяє швидко підписувати документи. Цей процес підпису використовується, зокрема, для файлів у форматі PDF, якими можна маніпулювати в Adobe Acrobat Reader, а також для файлів Word, JPG або XML.
Таким чином, можна надсилати електронною поштою рахунки-фактури, замовлення на купівлю та інші договори для підписання. Перед етапом надсилання документа програмне забезпечення компанії-емітента виконає криптографічне хешування файлу, тобто створить відбиток пальця, що складається з цифр і літер, що дає змогу автентифікувати документ. Для електронного підпису потрібен електронний сертифікат, схожий на цифрове посвідчення особи. Його видає центр сертифікації, довірена третя сторона. Це файл, у якому міститься певна кількість особистої інформації. Цей цифровий сертифікат використовується для пов’язування дематеріалізованого документа з двома ключами: приватним і публічним. Закритий ключ використовується для електронного підпису документа, тоді як відкритий ключ використовується для перевірки та дешифрування цього цифрового підпису.
Найкращі засоби електронного підпису
Для підпису цифрових документів найкращими засобами електронного підпису є DocuSign, Adobe Sign, You Sign або Eversign.
Серед функцій, які найчастіше пропонують рішення електронного підпису:
- Створення електронних підписів: у вас є можливість прикріпити до документа різні типи підписів, намалювавши його, набравши або завантаживши. Це також можна зробити з іншого носія, комп’ютера чи мобільного.
- Зберігання документів: цей тип інструменту пропонує електронне архівування та централізацію всіх ваших документів у веб-інтерфейсі. Їх можна класифікувати за їхнім статусом (наприклад, підписані, очікують на розгляд, не підписані).
- Моніторинг транзакцій: ви можете контролювати хід процесу підписання в режимі реального часу. Деякі інструменти сповіщають вас, коли користувач відкриває документ і підписує його. Також можна надсилати сповіщення, щоб повідомити зацікавлену особу, що документ готовий до підписання, або програмувати нагадування, коли файл підписується.
- Редагування документів: коли ви завантажуєте документ, ви можете редагувати його, додаючи спеціальні поля. Ви можете налаштувати їх для створення шаблонів для полегшення створення та надсилання інших подібних документів.
- Безпечне надсилання ваших документів: ви маєте доступ до безпечних послуг, коли надсилаєте документ, який потребує підпису. Це може бути автентифікація шляхом надсилання секретного коду на телефон підписанта, додавання пароля під час відкриття файлу або запит на підтвердження за допомогою ідентифікатора чи фотографування.
Інтеграція з іншими професійними інструментами: засоби електронного підпису легко інтегруються з іншими повсякденними інструментами, включаючи Salesforce, Google Docs, Microsoft, Dropbox або навіть програмне забезпечення CRM або ERP.
.jpg)
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)
